October 29th : Our Toolbox for a Remote-Work based Belgium

Stoomlink Telewerken Gids

De praktische gids voor telewerken (2/3): de volledige gereedschapskist voor een vlotte en gelukkige samenwerking.

In dit tweede artikel van onze serie "De praktische gids voor telewerken" openen we onze gereedschapskist en delen we onze laatste ontdekkingen om samenwerken op afstand aangenaam en vlot te maken. Van ons dagelijkse leven in ons bureau (virtueel) tot de gevorderde oplossingen voor kennis- of projectbeheer, we leggen u alles uit!

Deel 1 : Onze gids voor Telewerken

Teamleven.

​ Wanneer men denkt aan telewerken, is het behouden van een gelukkig en verbonden teamleven waarschijnlijk de grootste bezorgdheid. Het onderhouden van een teamgeest op afstand is vooral een kwestie van cultuur (zie ons volgende artikel over dit onderwerp). Nochtans zijn er bepaalde hulpmiddelen die u kunnen helpen de afstand te overbruggen die u scheidt van uw dierbare collega's. ​

  1. Slack — de bekende interne applicatie voor direct messaging wordt als ons bureau beschouwd bij Stoomlink. Slack is georganiseerd rond communicatiekanalen met gedefinieerde doelen en leden. Het is dus zowel handig voor professionele relaties als voor minder formele relaties (hello #random 👋🏻).

💡Tip: de sleutel tot Slack is om uw kanalen goed te organiseren. Bij Stoomlink beschikken we hiervoor over een goed gedefinieerde nomenclatuur (#c- voor zaken gerelateerd aan de klant, #d- voor de ontwikkelingen (development), ...).

  1. Google Hangouts — Hangouts is de Google-oplossing voor videoconferenties. Het laat u toe snel een meeting te organiseren en biedt alles wat u maar verwacht van een lichte videoconferentie-oplossing. Goed om weten: geen enkele applicatie is noodzakelijk om deel te nemen, wat de contacten met externe deelnemers gevoelig vereenvoudigt.
  2. Friday Pulse — één van de belangrijkste rituelen bij Stoomlink is het 'interne weerbericht', dat elke week plaatsvindt bij het begin van onze WeeklyBrief. Dit is het moment waarop iedereen uitdrukt wat ze voelen en wat hun humeur is. Dit is exact wat Friday Pulse doet, door eens per week een korte, anonieme enquête te sturen om het algemene humeur en energie van uw team te meten. ​

    Enkele goede alternatieven:

  3. BaseCamp — een alles-in-één platform voor boodschappen en samenwerking, georganiseerd rond teams en projecten in plaats van kanalen.
  4. Microsoft Teams — Microsoft heeft enorme vooruitgang geboekt in de integratie van een tool voor interne berichten met mogelijkheden voor samenwerking. Dit kan de moeite zijn voor bedrijven die op Microsoft gericht zijn!
  5. Zoom — de beroemde oplossing voor videoconferentie loopt altijd voorop op gebied van gevorderde functionaliteit (automatische onderverdeling in kleine groepen, geavanceerde hostingmogelijkheden, ...).

Slack, our virtual office Ons virtueel kantoor is georganiseerd rond kanalen met een duidelijke nomenclatuur

Kennisbeheer en Samenwerking.

​ Een gelukkig team is bijzonder belangrijk, maar werken op afstand brengt ook enkele uitdagingen met zich mee op gebied van efficiënte samenwerking. Eens te meer is een cultuur van transparantie en openheid essentieel (we komen hierop terug in een volgend artikel), maar goede tools zullen bijdragen tot het vereenvoudigen van het proces. ​

  1. Google Drive — Google Drive is onze suite met hulpmiddelen voor online opslag en samenwerking. Onze cultuur is gericht op transparantie en GDrive laat een precies beheer toe van toegangen en rollen en wordt geleverd met krachtige online versies van Word, Excel en PowerPoint.

💡Tip: Google FileStream laat u toe uw bestanden en dossiers op transparante wijze te synchroniseren met uw bureau, wat u ook toelaat samen te werken met externe tools (Keynote, ...).

  1. GitBook — GitBook is ons platform voor kennisbeheer, waar we al onze belangrijke procedures en documenten bewaren. GitBook laat eender wie toe wijzigingen te suggereren en biedt bijzonder praktische zoekmogelijkheden.
  2. Todoist — Todoist is een todo-lijst in samenwerking met geavanceerde mogelijkheden op gebied van organisatie van taken (per project, met etiketten, per limietdatum, ...). Wij gebruiken het voor de kleine taken en het beheer binnen de business units. ​

    Enkele goede alternatieven:

  3. Dropbox — Dropbox, dat oorspronkelijk enkel cloudopslag aanbood, is de afgelopen jaren geëvolueerd en biedt nu ook samenwerkingsmogelijkheden. Het biedt nu alle functionaliteiten van Google Drive.
  4. Slite — Slite is een samenwerkende kennisdatabase, aangepast aan teams van alle groottes.
  5. Trello — Het bekende kanban-tool (te doen, bezig, klaar) is altijd een uitstekend alternatief om dagelijkse taken te organiseren tussen teams.

S-Know, our KM hub Onze kennisbank is vrij toegankelijk voor elke werknemer. You know nothing, Jon S-Know

Project- en Productmanagement.

​ We horen vaak dat creativiteits- en brainstormingsessies zeker beter persoonlijk worden georganiseerd, omdat ze de volledige en actieve deelname van iedereen noodzaken. Bij Stoomlink waren het exact hierom de laatste vergaderingen met fysieke aanwezigheid die aanvaard werden. Tot we Miro ontdekten. ​

  1. Miro — Miro is een online whiteboard. Dat is alles. Dit betekent dat u alles kunt doen wat u ook maar droomt te doen met een whiteboard: tekenen, post-it's kleven, wissen, hertekenen, ... De mogelijkheden zijn eindeloos en Miro wordt geleverd met ENORM VEEL voorbeelden om u het leven te vergemakkelijken.

_💡 Tip: Het verdient de voorkeur uw creatiesessie op voorhand voor te bereiden, net zoals u dit zou doen voor een persoonlijke sessie. Het voordeel is dat u uw voorbereidend werk kunt hergebruiken voor elke latere sessie. _ ​

  1. ZenHub — Er bestaan bepaalde kanban-tools (zie Trello hierboven). Wij hebben ZenHub gekozen omdat dit nauw geïntegreerd is met GitHub, ons ontwikkelingstool, maar het biedt alles wat men mag verwachten van een kanban-tool: overzicht van de roadmap, informatiehiërarchie, tijdsinschatting, ...
  2. Airtable — Beschouw Airtable als een soort superkrachtige Excel. U kunt gegevens eenvoudig organiseren en verbinden dankzij de 'drag and drop' gebruikersinterface om uiteindelijk een CRM, een basis-ERP, etc. te bouwen.

Miro, your best creative partner Tijdens Covid-19 organiseerden we verschillende interactieve brainstormsessies dankzij Miro

Enkele goede alternatieven:

  1. Mural — Mural is een direct alternatief voor Miro dat dezelfde functionaliteiten biedt.
  2. Monday.com — Een projectmanagementtool dat veel wordt gebruikt en beter is aangepast aan minder technische teams.

Bonus: de favorieten van ons team.

  1. Spark Mail — De meest intuïtieve e-mailclient die voordelen biedt zoals een slimme inbox en eenvoudig opruimen.
  2. 1Password — Een goed geïntegreerde tool voor het beheer van wachtwoorden, om het beheer van toegangen tussen uw medewerkers te verzekeren.
  3. Command E — De snelste manier om doorheen uw werkruimte te navigeren.
  4. Coolblue — Oor goed telewerken hebt u ook goed materiaal nodig. Coolblue kan u helpen. En snel.
  5. DeepL — Een efficiënte vertaler om ervoor te zorgen dat alles wat u zegt gecontextualiseerd en begrijpelijk is.
  6. Proxideal — Omdat een goede maaltijd soms exact datgene is wat u nodig hebt om uw productiviteit hoog te houden.
  7. Grammarly — Niet alle gebruikers worden geboren als de nieuwe Shakespeare, maar gelukkig bestaan er hulpmiddelen.
  8. Pocket — Voor wanneer u iets tegenkomt dat u wilt bijhouden voor later.

Don't miss our Remote Work guide

Don't miss our Remote Work Guide part two and three, and our other great content pieces.

Subscribe to our posts now