October 29th : Our Toolbox for a Remote-Work based Belgium

Le guide du Télétravail de Stoomlink

Le guide pratique du télétravail (2/3): La boite à outil complète pour une collaboration fluide et heureuse.

Dans ce deuxième article de notre série "le guide pratique du télétravail", nous ouvrons notre boîte à outils et partageons nos dernières découvertes pour rendre la collaboration à distance agréable et fluide. De notre vie quotidienne dans notre bureau (virtuel) aux solutions avancées de gestion des connaissances ou de projets, on vous dit tout!

Partie 1 : Notre guide complet du télétravail

Vie d’équipe.

​ Garder une vie d'équipe heureuse et connectée est probablement la plus grande préoccupation lorsque l'on pense au télétravail. Entretenir une vie d’équipe à distance est surtout une question de culture (voir notre prochain article sur ce sujet). Cependant, certains outils peuvent vous aider à combler la distance qui vous sépare de vos chers collègues. ​

  1. Slack — La célèbre application interne de messagerie instantanée est considérée comme notre bureau à Stoomlink. Slack est organisée autour de canaux de communication avec des objectifs et des membres définis. Elle convient donc aussi bien aux relations professionnelles qu'aux relations moins formelles (hello #random 👋🏻).

💡Conseil : la clé Slack est de bien organiser vos chaînes. Chez Stoomlink, nous avons une nomenclature bien définie pour cela (#c- pour les choses liées au client, #d- pour les devs ...).

  1. Google Hangouts — Hangouts est la solution de visioconférence de Google. Elle vous permet d'organiser rapidement une réunion et offre tout ce que vous pouvez attendre d'une solution de visioconférence légère. Bon à noter: aucune application n'est nécessaire pour y participer, ce qui facilite les échanges avec les parties prenantes externes.
  2. Friday Pulse — L'un des rituels clés de Stoomlink est la "météo interne", qui a lieu une fois par semaine au début de notre WeeklyBrief. C'est le moment où chacun exprime ce qu'il ressent et quelle est son humeur. C'est exactement ce que fait Friday Pulse, en envoyant une fois par semaine une courte enquête anonyme pour évaluer l'humeur et l'énergie générales de votre équipe. ​

    Quelques bonnes alternatives:

  3. BaseCamp — Une plateforme de messagerie et de collaboration tout-en-un organisée autour d'équipes et de projets plutôt que de canaux.
  4. Microsoft Teams — Microsoft a fait d'énormes progrès dans l'intégration d'un outil de messagerie interne avec des capacités de collaboration. Cela vaut la peine de choisir pour les entreprises centrées sur Microsoft !
  5. Zoom — La célèbre solution de vidéoconférence est toujours en avance en termes de fonctionnalités avancées (division automatique en petits groupes, capacités d'hébergement avancées...).

Slack, our virtual office _Notre bureau virtuel est organisé en canaux de discussion avec une nomanclature précise

Gestion des connaissances & Collaboration.

​ Une équipe heureuse est de la plus haute importance, mais le travail à distance comporte aussi quelques défis en termes de collaboration efficace. Une fois de plus, une culture de transparence et d'ouverture est essentielle (nous y reviendrons dans notre prochain document), mais de bons outils contribueront à faciliter le processus. ​

  1. Google Drive — Google Drive est notre suite d'outils de stockage et de collaboration en ligne. Notre culture est axée sur la transparence et GDrive permet une gestion précise des accès et rôles et est fourni avec de puissantes versions en ligne de Word, Excel et PowerPoint.

💡Conseil : Google FileStream vous permet de synchroniser vos fichiers et dossiers de manière transparente avec votre bureau, ce qui vous permet de collaborer avec des outils externes également (Keynote, ...).

  1. GitBook — GitBook est notre plateforme de gestion des connaissances, où nous stockons toutes nos procédures et documents clés. GitBook permet à quiconque de suggérer des modifications et offre des capacités de recherche très pratiques.
  2. Todoist — Todoist est une liste de choses à faire en collaboration avec des capacités avancées en termes d'organisation des tâches (par projet, avec des étiquettes, par date d'échéance ...). Nous l'utilisons pour les petites tâches et la gestion au sein des unités d'affaires. ​

    Quelques bonnes alternatives:

  3. Dropbox — A l'origine un stockage cloud, Dropbox a évolué avec les capacités de collaboration ces dernières années. Elle offre désormais toutes les fonctionnalités de Google Drive.
  4. Slite — Slite est une base de gestion collaborative des connaissances, adaptée aux équipes de toute taille.
  5. Trello — Le célèbre outil de tableau kanban (to do, doing, done) est toujours une excellente alternative pour organiser les tâches quotidiennes entre les équipes.

S-Know, our KM hub Notre base de connaissances est libre d'accès pour tous nos employés. You know nothing, Jon S-Know

Gestion de Projet & Produits.

​ On entend souvent dire que les ateliers de créativité et de brainstorming sont certainement mieux organisés en personne, car ils nécessitent la participation pleine et active de tous. Chez Stoomlink, c'étaient les dernières réunions physiques acceptées, pour cette raison précise. Jusqu'à ce que nous découvrions Miro. ​

  1. Miro — Miro est un tableau blanc en ligne. Point final. Cela signifie que vous pouvez faire tout ce que vous rêvez de faire avec un tableau blanc : dessiner, coller des post-it, effacer, redessiner, ... Les possibilités sont infinies et Miro est fourni avec BEAUCOUP de modèles pour vous faciliter la vie.

💡 Conseil : Il est préférable de préparer votre session de création à l'avance, exactement comme vous le feriez pour une session en personne. L'avantage est que vous pourrez réutiliser votre travail de préparation pour tout atelier ultérieur.

  1. ZenHub — Il y a des centaines d'outils de type kanban (voir Trello ci-dessus). Nous avons choisi ZenHub parce qu'il est étroitement intégré à GitHub, notre outil de développement, mais il offre tout ce que l'on peut attendre d'un véritable kanban : aperçu de la feuille de route, hiérarchie des informations, estimation du temps …
  2. Airtable — Considérez Airtable comme une sorte d'Excel surpuissant. Vous pouvez organiser et relier des données facilement grâce à son interface utilisateur “drag and drop” pour finalement construire un CRM, un ERP de base ...

Miro, your best creative partner Pendant le Covid-19 nous avonns organisé plusieurs sessions de brainstoriming interactives grâce à Miro

Quelques bonnes alternatives:

  1. Mural — Mural est une alternative directe à Miro offrant le même ensemble de fonctionnalités.
  2. Monday.com — Un outil de gestion de projet largement utilisé, mieux adapté aux équipes moins techniques.

Bonus: les favoris de notre équipe.

  1. Spark Mail — Le client de messagerie le plus intuitif avec des avantages tels qu'une boîte de réception intelligente et un balayage facile.
  2. 1Password — Un gestionnaire de mots de passe bien intégré, pour garantir le partage des accès entre vos employés.
  3. Command E — La façon la plus rapide de naviguer dans votre espace de travail.
  4. Coolblue — Un télétravail passe aussi par les bons éléments de matériel. Coolblue peut vous aider. Vite.
  5. DeepL — Un traducteur efficace pour s'assurer que tout ce que vous dites est contextualisé et compréhensible.
  6. Proxideal — Parce que parfois un bon déjeuner est exactement ce dont vous avez besoin pour maintenir votre productivité élevée.
  7. Grammarly — Tous les utilisateurs ne sont pas nés Shakespeare, heureusement, il existe des aides.
  8. Pocket — Lorsque vous trouvez quelque chose que vous voulez garder de côté pour plus tard.

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