October 29th : Our Toolbox for a Remote-Work based Belgium

Stoomlink Telewerken Gids

Succesvol telewerken? Een praktische gids (1/3)

Vanaf maandag is telewerken in België niet langer ‘sterk aangeraden’, maar wordt het ‘verplicht waar mogelijk’. Telewerken is echter veel meer dan een instrument in de strijd tegen Covid-19: voor velen is het een moderne manier van werken, aangepast aan onze ambities. Bij Stoomlink is telewerken al goed ingeburgerd. Hier volgt een overzicht van goede praktijken om deze kans te grijpen en voortaan te telewerken.

Deel 2 : Onze Toolbox voor Telewerken

Telewerken : Zowel voor- als nadelen.

Een paar maanden na de invoering van telewerk ervaren talloze bedrijven zowel voor- als nadelen: hoewel telewerk een soepele organisatie mogelijk maakt en de efficiëntie lijkt te vergroten, worden vraagtekens geplaatst bij het isolement van werknemers en bij de managementmethode die specifiek werd ontwikkeld voor de werkplek.

Werknemers zelf zijn enthousiast. Uit een Vias-vragenlijst is gebleken dat de overgrote meerderheid van de respondenten voorstander is van telewerk op grotere schaal. Ze opperen echter dat er een raamwerk moet worden ontwikkeld met het oog op een positieve ervaring.

Er bestaat trouwens een kloof tussen kaderleden en werknemers, wat blijkt uit een studie van het World Economic Forum. Kaderleden hebben het gevoel alles in goede banen te leiden, maar werknemers ervaren een grote werklast en een gebrek aan gepaste tools.

Werknemers en werkgevers lijken het alvast over één punt eens te zijn: telewerk is een meerwaarde. We kunnen onze werkorganisatie herbeschouwen – in een bredere zin dan louter de werkplek – zodat iedereen zich kan ontplooien.

Een uitvoerige reflectie over de uitvoering van telewerk is echter een must… Hoe beginnen we eraan? We vertellen u hoe telewerken op lange termijn een succesverhaal kan worden.

Voor telewerk kan onze bestaande werkorganisatie niet blindelings worden overgenomen.

Gezien de urgentie van het telewerk zagen vele organisaties zich genoodzaakt hun bestaande werkorganisatie blindelings over te nemen. Denk hierbij aan ‘synchrone’ werkrituelen: al dan niet formele vergaderingen, onophoudelijke telefoontjes, e-mails die binnen het uur moeten worden beantwoord, …

Deze manier van werken wordt tegenwoordig echter in twijfel getrokken (in het bijzonder wat de efficiëntie ervan betreft, maar ook de verantwoording en empowerment van werknemers). Op afstand is deze manier van werken helemaal niet vol te houden: afmattende Zoom-gesprekken, onduidelijke grens tussen gezins- en werkleven, gevoel van meer controle ...

Bijgevolg is deze opgelegde hervorming voor alle bedrijven de kans bij uitstek om hun werkwijze te herbeschouwen in het licht van telewerken. Deze nieuwe organisatie kan (en moet) immers talloze nieuwe kansen scheppen voor zowel werkgevers als werknemers: een einde maken aan de korte onderbrekingen die de productiviteit hinderen, leidinggeven met het oog op resultaten in plaats van middelen, de autonomie van werknemers stimuleren, werknemers dagelijks meer flexibiliteit bieden… Hier zijn een aantal pro tips om dit te bereiken:

  1. Voorzie korte, terugkerende synchronisatiemomenten (bij Stoomlink noemen we ze Daily). Deze vinden elke ochtend om 10 uur plaats en duren niet langer dan 15 minuten. Iedereen heeft de kans om te vertellen wat hij/zij van plan is en om eventuele knelpunten aan te kaarten.
  2. Vermijd vergaderingen zonder duidelijke planning en zonder doel (besluitvorming, brainstorming, …). Nodig slechts de personen uit die een toegevoegde waarde betekenen.
  3. Las werkmomenten zonder vergaderingen in om voorbereidend werk te verrichten en u af te sluiten van de rest van de wereld (of althans van uw collega’s), wat een voordeel is van telewerk (schakel ook uw meldingen uit om alle korte onderbrekingen te vermijden).

Het belang van virtuele koffiepauzes.

Virtual Coffee in a Slack call Een van de "virtuele koffie" die we in maart organiseerden, op het hoogtepunt van de pandemie...

Als er één punt is waar iedereen – zowel voor- als tegenstanders van telewerk – het over eens is, is het de menselijke behoefte om banden te smeden en de essentiële rol die het werk hierin speelt. Hoe kan dit aspect op afstand worden gehandhaafd?

  1. Bij Stoomlink fungeert ons intern discussieplatform (Slack, zie hieronder) als virtueel kantoor. We hebben niet-professionele discussieruimtes ingericht waar onze werknemers met elkaar kunnen praten over evenementen, tools of interessante ideeën. Ze kunnen er ook goed nieuws kwijt of een gelukkige verjaardag wensen.
  2. Elke week houden we een WeeklyBrief, een vergadering van 1 uur waar we onze mindset (het weerbericht van het team) bespreken. Ook beschouwen we onze werkwijze (retrospectie) en kaarten we onze successen en mislukkingen van de week aan. Het is een werkvergadering waar we het niet hebben over… werk.
  3. Tot slot wijden we om de 3 weken een halve dag aan een activiteit waar iedereen aanwezig is, de Non-Remote Friday (uiteraard in tijden zonder covid-19 😉), die door iedereen mee wordt georganiseerd. Zo houden we de teamgeest in stand.

Onze laatste "Non-Remote Friday"

Tools voor remote samenwerking.

A screenshot of a thread in Slack

De discussie die leidde tot dit blogbericht in onze Slack

Bij de reflectie rond telewerk moet ook aandacht worden besteed aan de werktools en -processen. Stoomlink vindt dat de werkplek geen invloed hoort te hebben op ons vermogen om ons werk te verrichten.

  1. Al onze documenten zijn toegankelijk via de cloud, waardoor gelijktijdige en real-time samenwerking mogelijk is (bijvoorbeeld Google Docs, Sharepoint en Dropbox).
  2. Om korte onderbrekingen te voorkomen, geven we de voorkeur aan ‘contextuele’ samenwerkingstools (Google Drive voor tekst- en Excel-bestanden, Airtable als CRM, ZenHub voor projectbeheer) om een onderwerp zo concreet mogelijk te benaderen. Daarnaast kan vrij worden gediscussieerd in ons virtueel kantoor Slack. We sturen onderling geen e-mails, omdat moeilijk een onderscheid kan worden gemaakt tussen informatie en actiepunten.
  3. We voeren een beleid van openheid en transparantie en iedereen heeft toegang tot alle documenten. Dit is niet alleen een principiële kwestie, maar zo waarborgen we ook dat niemand geblokkeerd raakt tijdens het werk.

Don't miss our Remote Work guide

Don't miss our Remote Work Guide part two and three, and our other great content pieces.

Subscribe to our posts now