October 29th : Our Toolbox for a Remote-Work based Belgium

Le Guide du Télétravail de Stoomlink

Le télétravail sans fausse note ? Un guide pratique (1/3)

Fini le « hautement recommandé », le télétravail redevient « obligatoire partout où c’est possible » dès ce lundi en Belgique. Or le télétravail est bien plus qu’un outil contre le Covid-19: c’est pour beaucoup un mode de travail adapté à notre époque et ses ambitions. Chez Stoomlink, le télétravail a toujours fait partie de l’ADN. Voici donc un tour d’horizon des bonnes pratiques pour saisir cette opportunité et sauter le pas du télétravail.

Partie 2 : La boite à outils du télétravail

Télétravail : Un constat à double tranchant.

Après quelques mois d’expérience, de nombreuses entreprises partagent un constat à double tranchant: certes, le télétravail permet une liberté d’organisation et semble promettre un gain d’efficacité, mais il pose aussi la question de l’isolement des travailleurs et de la difficulté à reproduire un management pensé pour le travail en présentiel.

Du côté des travailleurs, les avis sont positifs. Une enquête Vias montre en effet qu’une forte majorité des gens interrogés sont favorables à ce que le télétravail soit développé à plus grande échelle, mais ils soulignent la nécessité d’un encadrement pour une expérience positive.

La rupture se marque d’ailleurs d’autant plus entre cadres et employés, comme le montre une étude du World Economic Forum. Les premiers estimant donner un bon encadrement, mais les seconds pointant la surcharge de travail et le manque d’outils adéquats.

Employés et employeurs semblent donc tomber d’accord sur un point: le télétravail offre une véritable opportunité. Celle de repenser nos modes d’organisations, au-delà de la question du lieux de travail, pour permettre à tout un chacun de s’épanouir.

Mais il semble également évident qu’une réflexion efficace sur sa mise en oeuvre est primordiale… Par où commencer? Petit tour pratique, sous forme d’introduction, pour transformer l’essai du télétravail avec succès.

Le télétravail ne peut pas être un simple copier-coller de nos organisations d’avant.

Face à l’urgence de mettre en place le télétravail, de nombreuses organisations n’ont eu d’autre choix que de copier-coller leur modèle de travail très centré sur des rituels de travail “synchrones”: meetings plus ou moins formels, coups de téléphones incessants, emails qui exigent une réponse dans l’heure, …

Or, si ce mode de travail est déjà remis en question en temps normal (en termes d’efficacité, notamment, mais aussi de responsabilisation et autonomisation des employés), il devient un véritable fardeau à distance: Appels Zoom épuisants, interpénétrations entre bulles familiales et professionnelles, sentiment d’un contrôle accru, ...

Cette cassure imposée est donc l’opportunité idéal pour toutes les entreprises de repenser leur méthodologie à travers le prisme du télétravail. Car cette nouvelle organisation peut (et doit) être la source de nombreuses opportunités autant pour l’employeur que pour les employés: éviter les micro-interruptions du quotidien qui entachent la productivité, développer un management de résultat et non de moyen, développer l’autonomie des travailleurs, permettre aux employés une plus grand flexibilité quotidienne… Voici quelques pro tips pour faire un pas en ce sens:

  1. Prévoir des points de synchronisation courts et récurrents (nous les appelons Daily chez Stoomlink). Ceux-ci ont lieu tous les matins à 10 h et ne durent pas plus de 15 minutes. Ils sont l’occasion pour chacun de partager les sujets sur lesquels il/elle compte travailler mais aussi de rendre compte d’éventuels points de blocages.
  2. Eviter les réunions sans agenda clair et sans objectif (prise de décision, brainstorming, …). Dans tous les cas, s'assurer de n’inviter que les parties prenantes qui auront de la valeur ajoutée.
  3. S’aménager des plages de travail sans réunion pour faire du travail de fond et profiter de la facilité de se couper du monde (ou du moins de ses collègues) qu’offre le télétravail (coupez d’ailleurs vos notifications pour vous mettre définitivement à l’abri des micro-interruptions).

De l’importance de réinventer la machine à café virtuelle.

Virtual Coffee in a Slack call L'un de nos "cafés virtuels" orgnisé en Mars, au pic de la pandémie

S’il est un point sur lequel tous s'accordent, amateurs et détracteurs du télétravail, c’est le besoin humain de créer du lien et la fonction essentielle du travail en la matière. Comment, dès lors, assurer cette fonction à distance?

  1. Chez Stoomlink, c’est notre outil de messagerie interne (Slack, voir ci-dessous) qui nous sert de bureau virtuel. Nous y avons aménagé des espaces de discussion non-professionnels pour permettre à nos employés d’échanger et débattre sur des événements, ressources ou inspirations intéressantes.. Ou plus simplement de partager une bonne nouvelle ou de souhaiter un joyeux anniversaire.
  2. Toutes les semaines, nous tenons un WeeklyBrief, une réunion de 1 heure lors de laquelle nous partageons notre état d’esprit (la météo de l’équipe), nous prenons du recul sur notre mode de travail (la rétrospective) et nous partageons nos succès et échecs de la semaine. C’est une réunion de travail où on ne parle pas.. travail.
  3. Enfin, toutes les 3 semaines, nous consacrons une demi-journée à une activité en présentiel cette fois, c’est le Non-Remote Friday (hors covid-19, évidemment 😉), dont l’organisation est à l’initiative de chacun. Un moyen d’entretenir notre team spirit.

Notre dernier "Non-Remote Friday"

Les outils de la collaboration à distance.

A screenshot of a thread in Slack

Le fil de discussion qui a mené à la création de ce blog post

En matière d’outils et de processus de travail aussi, il faut que le télétravail soit au coeur des réflexions. Concrètement, la posture chez Stoomlink est que le lieu de travail ne doit influencer en rien la capacité à mener à bien son travail.

  1. Tous nos documents sont accessibles depuis le cloud, ce qui permet une collaboration en simultané et en temps-réel (pensez Google Docs, Sharepoint et autre Dropbox).
  2. Afin d’éviter les micro-interruptions, nous privilégions des outils de collaboration “en contexte” (Google Drive pour les documents texte et excel, Airtable comme CRM, ZenHub pour la gestion de projet) qui permettent de discuter au plus près du sujet. Pour le reste, c’est Slack, notre bureau virtuel, qui sert à échanger librement. Nous n’utilisons pas le mail entre nous, car il ne permet pas facilement de distinguer ce qui relève de l’information ou du point d’action.
  3. Nous avons une politique d’ouverture et de transparence et tout le monde a accès à tous les documents. C’est une question de principe mais aussi une bonne façon de s’assurer que personne ne sera bloqué dans son travail.

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